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03.04.2020

Homeoffice? Mit diesen Tools klappt es

Kostenlose Tools Tipps und Tricks

Ein Land macht Homeoffice - das Coronavirus betrifft inzwischen in Deutschland (und vielen anderen Ländern) alle Lebens- und Arbeitsbereiche. Zahlreiche Unternehmen machen deshalb Telearbeit. Was für einige Unternehmen und Mitarbeiter bereits gang und gäbe ist, ist für andere vor allem nur eins: Neuland! Plötzlich wollen alle und die IT-Abteilungen arbeiten unter Hochdruck, um die technischen Voraussetzungen dafür zu schaffen.

Auch wem mobiles Arbeiten nicht fremd ist, sieht sich jetzt mit noch mehr Herausforderungen konfrontiert. Auf einmal sitzt auch der Partner zuhause im Homeoffice und die Kinder streiten sich für den ins Internet verlegten Schulunterricht um den Computer.

Damit deine ersten Schritte im Homeoffice nicht im Desaster enden, haben wir dir einige Tools zusammengestellt. Auch Homeoffice-Erprobte werden hier fündig!

Achtung: Trotz Ausnahmesituation empfehlen wir, dass ihr für den Einsatz von Tools nachforscht, ob ihr diese in eurem Unternehmen verwenden dürft. Auch bei sensiblen Daten, mit denen ihr arbeitet, kann es datenschutzrechtliche Bedenken geben. Unternehmen, die Homeoffice bereits etabliert haben, haben meistens Richtlinien erarbeitet. Wendet euch bei Fragen am besten an eure IT-Abteilung.

Alle von uns hier vorgestellten Tools sind in ihrer Basisversion kostenlos! Erweiterte Funktionen kannst du gegen Aufpreis freischalten. Wir hoffen, dir helfen diese Tools, um in diesen unvorhersehbaren Zeiten etwas Struktur in den Alltag zu bringen und dass du dich deinen Kolleginnen und Kollegen auch virtuell verbunden fühlen kannst.

Disclaimer: Dies ist keine bezahlte Werbung, wir haben aus eigener Recherche diese Tools herausgesucht und mit einigen bereits eigene Erfahrungen sammeln können.

Tool zur Zeiterfassung

Beim Arbeiten im Homeoffice gibt es keine strikte Trennung mehr zwischen Arbeitsplatz und Privatem. Da passiert es schnell, dass man zwar Feierabend hat, aber doch nochmal E-Mails bearbeitet. Generell solltest du das vermeiden, um auch im Homeoffice eine Work-Life-Balance beizubehalten und feste Zeiten zu haben. Gutes Zeitmanagement ist hier das Stichwort. Aber wie behältst du die Arbeitszeit besser im Blick? Statt mit einer klassischen Exceltabelle kannst du mit einem Tool deine Arbeitszeiten dokumentieren und dabei auch Projekten zuordnen. Dank Zeiterfassung hast du jetzt wieder einen besseren Blick darauf, wann es Zeit ist für Pausen und für den Feierabend, um wieder Energie zu tanken.

  • Clockify.me

Tools zur Aufgabenverwaltung

Wann mache ich was und wie? Das lässt sich schon im Büro nicht immer so leicht organisieren. Deshalb muss ein Tool her, mit dem du eine Übersicht über deine anstehenden Aufgaben und Deadlines hast. Das schafft eine Menge Struktur in dem Homeoffice-Arbeitstag. Außerdem gibt es nichts Besseres, als To-Do-Listen abzuhaken - check!

  • Microsoft To Do
  • Todoist
  • Evernote

Tools fürs Projektmanagement

Mit diesen Tools bekommst du mehr als eine simple To-Do-Liste an die Hand. Ein Projektmanagement-Tool bietet dir eine detaillierte Projekt- und Aufgabenplanung innerhalb eines Teams. Ob einige von Zuhause aus arbeiten oder im Büro sind, spielt dann keine Rolle mehr - alle haben Zugriff und sehen den aktuellsten Stand. Und das schön übersichtlich mit Kanban-Boards, Zuständigkeiten, Zeitleisten und Deadlines. Mit diesen Helferlein klappt agiles Arbeiten wie am Schnürchen:

  • Trello
  • Asana

Tools für die Kommunikation

Du hast eine kurze Frage, die du sonst immer über den Bürotisch hinweg mit deinen Kollegen klärst? Das geht beim Remote-Arbeiten so nicht mehr, aber natürlich gibt es auch hier Möglichkeiten. Statt sich nun in endlosen, unübersichtlichen E-Mail-Verläufen zu verlieren, organisierst du deine Kommunikation im Homeoffice besser über einen Messenger. 

  • Slack
  • Skype

Tools für Videokonferenzen

Physical Distancing ist gut und richtig in Zeiten von Corona. Von Social Distancing muss aber nicht die Rede sein! Zu euren Kolleginnen und Kollegen könnt ihr auch trotz körperlichem Abstand Kontakt halten und zwar virtuell mit einer Videokonferenz. Ein Videoanruf eignet sich am besten für Besprechungen, die über E-Mail oder Chat zu kompliziert wären. Im Grunde ist es wie im Büro: Würdest du zum Telefonhörer greifen, in ein Meeting gehen oder beim Kollegen direkt vorbeischauen - dann ist das ein klarer Fall für einen Videoanruf. Und: Einblicke ins heimische Büro der Kollegen gibt’s mit Videocall inklusive - so lernt man sich nochmal anders kennen.

  • Skype
  • Zoom
  • Google Hangouts
  • Microsoft Teams

Tools für Datenaustausch/Cloudspeicher

Statt Dateien per E-Mail zu verteilen, macht es ein Cloudspeicher leichter. Besonders bei großen Dateien kommt ihr mit einer E-Mail nicht weit. WeTransfer bietet die Möglichkeit, bis zu 2 GB große Dateien untereinander auszutauschen. Dropbox  (2 GB Speicherplatz) und Google Drive (15 GB Speicherplatz) bieten mehr Funktionen, wie zum Beispiel eine Ordnerstruktur und das gemeinsame Bearbeiten von hinterlegten Dateien.

  • WeTransfer
  • Dropbox
  • Google Drive

Wie sieht es bei euch aus? Seid ihr schon lange fit in Sachen Homeoffice oder ist es für euch Premiere? Was funktioniert für euch bisher gut, was nicht? Teilt eure Erfahrungen mit uns!

Übrigens: Für eine noch umfangreichere Anleitung möchten wir euch gerne den
Corona-Homeoffice-Guide von t3n [Klickt dazu auf den externen Link, um zu dem Download zu gelangen] ans Herz legen. Hier findet ihr noch mehr Tipps!

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