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Tipps für Online Meetings inkl. kostenlosem Hintergrund

Homeoffice Büro-Alltag Tipps und Tricks

Wir alle hatten diese Videokonferenz-Momente schon: Eine Katze (oder wahlweise auch ein Kind) springt jaulend durchs Bild, ein Kollege lässt alle geräuschvoll an seiner Nahrungsaufnahme teilhaben und irgendjemand hat schon seit zwei Tagen gut sichtbar einen Kaffeefleck auf dem Shirt.
Was anfangs noch für viel Erheiterung gesorgt hat, ist jetzt nur noch lästig. Fürs Erste werden wir die Online-Meetings so schnell nicht wieder loswerden, dafür aber hoffentlich die schlechten Angewohnheiten, die sich eingeschlichen haben… Also aufgepasst: Hier sind unsere Tipps, wie eure Online-Meetings nicht zum Desaster werden. Wir sind uns sicher, dass sich jeder bei einigen Dingen ertappt fühlt!

Übrigens: Für deinen nächsten perfekten Videochat haben wir einen kostenlosen virtuellen Hintergrund für dich - damit du nicht jedem Einblick in dein Wohnzimmer gewähren musst.

1. Die goldene Regel

Eigentlich lässt sich eine Videokonferenz-Etikette auf ziemlich genau eine simple Regel herunterbrechen: Benimm dich in einem Online-Meeting genauso wie du dich in einem Meeting in persona auch benehmen würdest. Ganz einfach! Oder würdest du während eines Präsenzmeetings etwa in Jogginghose auf dem Stuhl herumlümmeln oder nebenbei dein Mittagessen verschlingen? Wohl kaum!

2. Planung ist das halbe Leben

Schicke deinen Kollegen mit genügend Vorlauf zum Meeting eine Agenda zu. Sie werden es dir danken! Denn so haben alle genug Vorbereitungszeit und wissen, worum es geht. Auch dieser Tipp ist eigentlich ein alter Hut aus der Prä-Corona-Zeit, aber selbst in dieser herrschte in den Termineinladungen in Sachen Programmpunkte ja oft nur gähnende Leere.

3. Ich habe heute leider kein Büro-Outfit für dich?

Kleide dich auch für den Video-Call dem Anlass angemessen. Das heißt: Kein gemütlicher Schlabberlook, auch wenn das Homeoffice dazu einladen mag. Komme so zur Videokonferenz, wie du sonst auch im Büro zur Arbeit erscheinen würdest (wenn bei dir im Büro der Dresscode Schlabberlook gilt, dann darfst du das selbstverständlich auch beim Zoom-Meeting beibehalten).

4. Ohne Ausstattung läuft nichts

Besorge dir vernünftiges Equipment. Natürlich geht es auch mit Laptop und integrierten Kameras und Mikrofonen. Auf die Dauer führt aber kein Weg an gutem Zubehör vorbei. Am besten ist für deine Online-Meetings ein Headset mit Kabel. Bluetooth-Headsets sind zwar praktischer, aber dafür auch störanfälliger in Sachen Verbindung. Für die Webcam nimmst du eine anschließbare, diese kannst du besser positionieren.

5. Die Kamera richtig nutzen

Um vor der Kamera im Online-Meeting eine gute Figur zu machen, gibt es ein paar Dinge zu beachten. Setze dich nach Möglichkeit mit Blick in Richtung eines Fensters. So hast du optimalen Lichteinfall von vorn auf dein Gesicht und siehst vor der Webcam deutlich besser aus. Ein Fenster im Rücken vermeide lieber. Dein Gegenüber sieht von dir sonst kaum mehr als einen Schattenriss.
Die Webcam sollte ein Stück schräg von oben auf dich gerichtet sein. Zur Not tut es auch eine frontal ausgerichtete Kamera. Ein Laptop mit integrierter Webcam ist deswegen weniger praktisch. Damit läufst du  Gefahr, zu schräg von unten aufgenommen zu werden und sehr unvorteilhaft allen ein Doppelkinn zu präsentieren. Tipp fürs Sprechen: Schau nicht ständig auf dein eigenes Videobild, um zu checken, ob deine Frisur sitzt, sondern blicke nach oben in die Kamera. So fühlen sich die Leute direkter angesprochen.

6. Das richtige Setup

"Könnt ihr mich hören?" Das ist die wohl meist gestellte Frage 2020. Weil die liebe Technik nicht immer mitspielt, ist das passende Equipment und das vorherige Testen unverzichtbar. Besonders dann, wenn du mit einer dir noch unbekannten Videokonferenz-Software loslegen sollst. Stelle für eine gelungene Online-Konferenz außerdem sicher, dass du eine stabile Internetverbindung hast. Im Auto oder Zug verzichte lieber auf eine langwierige Videokonferenz und genieße stattdessen den Ausblick. Deutschland ist immer noch das Land der Funklöcher und die störenden Nebengeräusche tun ihr Übriges, dass der Videocall für alle sehr anstrengend und sehr unproduktiv wird.

7. Reden ist Silber, Mikro stummschalten ist Gold

Das sollte deine Standardeinstellung sein. Dein Mikrofon schaltest du nur ein, wenn du etwas sagen möchtest. Du glaubst, dich hört schon keiner, wenn du still genug bist? Leider doch. Viele Mikrofone sind sensibel und übertragen jedes noch so kleine Geräusch. Für dich ist es nur ein kurzer Moment, in dem du mit deinen Fingern das Mikro justierst, für die anderen klingt es wie ein abhebender Düsenjet. Das Gleiche gilt für alle, die parallel Notizen (ok) oder E-Mails tippen (nicht ok) - hier bemühe lieber auch die Stummschaltungstaste.

8. Wie Sie sehen, sehen Sie nichts

Beamer, Flipcharts oder das lässige Herüberschieben eines Dokuments über den Konferenztisch sind online nicht möglich. Hier gibt es stattdessen die Funktion "Bildschirm teilen". Wie das funktioniert, weißt du inzwischen sicher im Schlaf. Aber achtest du auch darauf, vorher deine Browser-Tabs aufzuräumen? Besonders bei gleichzeitig privater Nutzung des Computers kann es hier sehr schnell sehr peinlich werden. Ähnliches gilt für den Desktop, auf den alle beim Wechseln zwischen einzelnen Programmen einen Blick erhaschen können. Und schon weiß jeder, dass du ein Messie bist und die Icons auf deinem Desktop stapelst. Vorm Meeting sollte also immer ein kleiner Frühjahrsputz anstehen.

9. Bitte nicht stören!

Irgendwas ist ja immer: Der Partner oder die Partnerin, die Kinder oder Haustiere spazieren rein und schon ist das Chaos perfekt. Passiert! Damit es aber nicht ausufert und zur Regel wird, hilft es, wenn du deine Meetings vorher ankündigst und um Ruhe bittest (ok, deine Katze wird das nicht interessieren, aber versuchen kann man es ja).

10. Der passende Hintergrund

Aufgeräumt sollte es sein, damit sich deine Gesprächspartner und -partnerinnen mit dem Gesagten beschäftigen und nicht dem Chaos im Hintergrund. So viel dürfte bereits klar sein. Am einfachsten ist eine helle Wand ohne zu viel störenden Schnickschnack im Hintergrund. Hast du keine passende Wand oder steht im Homeoffice doch mal gerne ungeplant der Wäscheständer im Hintergrund herum? Dann setze auf einen Blurr-Effekt oder ein Wallpaper. Die meisten Programme bieten entsprechende Funktionen und Vorlagen, aber natürlich haben auch wir einen virtuellen Hintergrund für dich: Klicke hier für unseren kostenlosen date up training-Hintergrund für Zoom, Skype und andere Videochats.

 

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