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Weiterbildungs-Blog

16.05.2019

Zeitmanagement: Tipps und Tricks

Tipps und Tricks Büro-Alltag

Kennst du das? Motiviert startest du in den Arbeitstag und hast dir eine Menge vorgenommen. Doch irgendwann im Laufe des Tages hast du zwar alle Hände voll zu tun, aber noch gar nicht das gemacht, was du dir eigentlich fest vorgenommen hattest. Zum Feierabend hin ist dir dann gar nicht nach Feiern zumute, denn du hast das doofe Gefühl, nicht wirklich etwas geschafft zu haben und gehst unzufrieden nach Hause.

Dass jeder solche Tage mal hat, ist normal. Wenn du aber den Eindruck hast, überhaupt nicht mehr mit deiner Arbeit hinterherzukommen, dann werden dir unsere Zeitmanagement-Tipps weiterhelfen.

Manchmal muss man einfach Prioritäten setzen.

Womit soll ich bloß anfangen? Um sich über diese Frage klar zu werden, hilft zum Beispiel das Eisenhower-Prinzip. In der auch Eisenhower-Matrix genannten Technik geht es darum, herauszufinden, welche Aufgaben zuerst erledigt werden sollten und welche noch warten können. Sie funktioniert nach einer Kategorisierung von Aufgaben in wichtig, unwichtig, dringend, nicht dringend. So geht’s: 

  • Notiere alle deine anstehenden Aufgaben.
  • Identifiziere alle Aufgaben, die wichtig und dringend sind. Diese erledigst du so schnell wie möglich!
  • Identifiziere alle Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind. Setze dir Fristen, zu wann diese Aufgaben fertig sein sollten und beende sie innerhalb dieser Frist. Denn sonst wandern diese Aufgaben zwangsläufig in die Kategorie "wichtig und dringend", die es am besten zu vermeiden gilt.
  • Identifiziere alle Aufgaben, die nicht wichtig, aber dringend sind. Diese solltest du nach Möglichkeit delegieren.
  • Identifiziere alle Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind. Diese Aufgaben dürfen auf die lange Bank geschoben werden und müssen nicht bearbeitet werden.

Voll verplant? Nein danke!

Wirf einmal einen Blick auf deinen Kalender. Randvoll mit Terminen, dein Tag ist von morgens bis abends komplett durchgeplant? Sich feste Zeiten zu blocken, ist eine gute Idee, aber viele vergessen dabei einen wichtigen Punkt. Wenn etwas Unvorhergesehenes passiert, wirft das deine gesamte Planung über den Haufen.

Plane deshalb feste Pufferzeiten ein, um souverän auf Zwischenfälle reagieren zu können ohne unter Zeitdruck zu geraten. Und nicht vergessen: Häufig schätzt man den Arbeitsaufwand für eine Aufgabe viel zu niedrig ein! Plane also auch hier lieber immer mit etwas mehr Zeit für einzelne Arbeitsaufgaben. Du bist unsicher, welche Zeitfenster du festlegen sollst? Dann stoppe für deine Aufgaben eine Woche lang die Zeit und du wirst feststellen, wie viel Zeit du wirklich aufwendest.

Profitipp: Reserviere dir in deinem Kalender auch feste Zeiten für Aktivitäten, mit denen du dich belohnst, zum Beispiel Essen gehen mit Freunden. So gönnst du dir auch Zeit für dich und dein Privatleben.

Die Pomodoro-Technik: konzentriert mit Küchenhelfer

Einen tollen Helfer für effektives Zeitmanagement hatte in den 80er-Jahren jeder in der Küche. In diesem Jahrzehnt erfand der Italiener Cirillo eine Zeitmanagement-Methode und nutzte dafür einen Küchenwecker in Tomatenform. So entstand die Pomodoro-Technik (Tomaten-Technik), mit der Ablenkungen bei der Arbeit vermieden werden sollen.

Für diese Methode musst du zuerst festhalten, welche Aufgaben du erledigen musst. Das hast du im besten Fall schon mit Hilfe der Eisenhower-Matrix gemacht. Dann kann es losgehen: 

  • Stelle den Timer auf 25 Minuten
  • Arbeite 25 Minuten lang konzentriert an einer einzigen Aufgabe
  • Mache 5 Minuten Pause
  • Arbeite 25 Minuten lang konzentriert an einer einzigen Aufgabe
  • Mache 5 Minuten Pause
    usw.

Die 25 Minuten Arbeit und 5 Minuten Pause nennt man Pomodori. Nach vier Pomodori ist dann eine längere Pause von 15-20 Minuten angesagt. Danach beginnt der Ablauf wieder von vorn.

Das Wichtige an dieser Technik ist das fokussierte Arbeiten in einem festen Zeitrahmen ohne sich ablenken zu lassen und die kurzen Pausen zur Erholung. Mit dieser disziplinierten Zeiteinteilung schaffst du viel mehr an einem Tag. Für Prokrastinierer ein sehr effektives Hilfsmittel!

Wenn du keine Küchenuhr hast, kannst du dein Handy oder auch einen Online-Pomodoro-Timer wie Tomato Timers nutzen.

Sie haben Post!

War das schön, als man sich zu Beginn der Ära E-Mail noch über jede einzelne Mail wie über eine Postkarte gefreut hat. Inzwischen kann man jedoch nur noch die weiße Fahne schwenken, sobald man sein E-Mail-Postfach öffnet und von einer Flut an Mails überschwemmt wird – und kein Ende ist in Sicht.
Aber Rettung naht! Hier sind Tipps, um deine E-Mail-Flut unter Kontrolle zu bekommen und Zeit zu sparen:

Eliminiere Störfaktoren bei E-Mails, wie Pop-up-Benachrichtigungen und akustische Signale, die über neu eingetroffene E-Mails informieren. Diese sind zwar praktisch, lenken aber auch ziemlich ab. Besonders dann, wenn zusätzlich der Betreff oder die ersten Zeilen der E-Mail im Pop-up auftauchen und noch stärker nach deiner Aufmerksamkeit verlangen. Wer gerade fokussiert an einer Aufgabe arbeitet, kommt so schnell aus dem Konzept. Deshalb: lieber die Push-Meldungen und alle Tonsignale deaktivieren.

So simpel wie einfach: Lege feste Zeiten für den Check deiner Mails fest. Die Häufigkeit darf ruhig variieren, je nach Arbeitsumfeld. Es kann also einmal am Tag vollkommen ausreichen, mancher fühlt sich bei dreimal am Tag wohler. Die Hauptsache ist, dass du dir so eine E-Mail-freie Zeit schaffst, in der du deine Aufgaben in Ruhe abarbeiten kannst.

Welche Mails du zuerst bearbeiten solltest, weißt du schon – wenn du auch hier priorisierst wie nach dem Eisenhower-Prinzip. Was in unter 5 Minuten beantwortet kann, sollte übrigens auch sofort erledigt werden.

Benutzt du eine Zeit- und Selbstmanagement-Methode, die für dich richtig gut funktioniert? Dann lass uns gerne an deinem Wissen in einem Kommentar teilhaben!


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