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30.07.2019

So schaffst du den Sprung in den Urlaub

Büro-Alltag Tipps und Tricks

So sehr der eigene Job auch Spaß macht, irgendwann ist einfach Pause angesagt, um wieder frische Energie zu tanken. Wenn du schon langsam anfängst, von Sommer, Sonne, Strand und Meer zu träumen und deine Kollegen dir immer mehr auf den Keks gehen, dann lautet die Diagnose höchstwahrscheinlich: Du bist urlaubsreif!

Also buchst du Flüge und Unterkunft, dein Reiseführer strotzt nur so vor Haftnotizen und du kannst es kaum noch erwarten, endlich in den Flieger zu steigen. Bevor es aber ab in den Süden geht (oder in den Norden), muss auch bei der Arbeit noch einiges organisiert werden. Damit du dich von klingelnden Telefonen, Meetings und langen E-Mail-Konversationen erholen kannst, zeigen wir dir, wie du mit ein wenig Vorplanung entspannt in den Urlaub gehen kannst. Ganz ohne dir hinterher Gedanken darüber machen zu müssen, ob während deiner Abwesenheit alles glatt läuft und ob du nach deiner Rückkehr nicht erst einmal Schadensbegrenzung betreiben musst.

Ja, es geht auch mal ohne dich

Du befürchtest, dass ohne dich alles im Büro zusammenbricht? Solange du alles Dringende vorher erledigst und deiner Vertretung auch für den Fall der Fälle Infos gegeben hast, was sie tun muss, brauchst du dir keine Gedanken machen. Freue dich lieber auf deinen wohlverdienten Urlaub! Denn wenn du noch im Flugzeug überlegst, was alles schiefgehen könnte während deiner Abwesenheit, ist die Urlaubsstimmung dahin, bevor sie überhaupt begonnen hat.

Ich bin dann mal weg!

Kündige deinen Urlaub mit ausreichend Vorlauf an, besonders dann, wenn du länger außer Landes bist. Vielleicht gibt es Kollegen, die vorher noch etwas mit dir klären wollen oder Kunden, die wissen müssen, dass du eine Weile lang nicht für sie erreichbar sein wirst. Wenn du eine Vertretung hast, kannst du bereits darauf hinweisen, an wen Kollegen und Kunden sich wenden können, wenn du weg bist. Informiere auch alle darüber, wann du wieder aus dem Urlaub zurück sein wirst.

Delegieren statt stressen lassen: Urlaubsvertretung organisieren

Wenn möglich, solltest du eine Urlaubsvertretung planen, damit nicht alle Aufgaben unbearbeitet bleiben. Mache die Urlaubsübergabe mit deinem Kollegen frühzeitig. Lege sie auf keinen Fall auf den letzten Arbeitstag vor dem Urlaub! Sonst können noch aufkommende Rückfragen nicht mehr geklärt werden. Ein schriftlicher Leitfaden kann euch beiden helfen, den Überblick zu behalten. Notiere wichtige Ansprechpartner und einzelne Abläufe. Kommen dringende Briefe an, gibt es Deadlines einzuhalten und wo sind wichtige Unterlagen zu finden?

Denke daran, dass deine Vertretung manche Aufgaben vielleicht zum ersten Mal machen wird und nicht die nötige Routine hat. Bei Bedarf kann sie im Leitfaden nochmal nachlesen, was sie wissen muss.

Oft kann man es – auch mit Vertretung – nicht verhindern, dass Aufgaben während der Urlaubszeit liegenbleiben. Deine Vertretung muss schließlich auch noch ihr eigenes Pensum stemmen. Vielleicht kannst du aber die Last auch auf mehreren Schultern verteilen.

Keine Urlaubsvertretung möglich?

Was aber, wenn du niemanden hast, der (alle) deine Aufgaben übernehmen kann? Dann bleibt dir nichts anderes übrig, als entsprechend vorzuarbeiten. Vorarbeiten (so weit wie möglich) solltest du aber der Fairness halber auch, selbst wenn du eine Vertretung hast. Je nach Aufgabenumfang solltest du mit der Vorarbeit frühzeitig anfangen und nicht alles in die letzte Woche vor dem Abflug quetschen. Ohne Puffer fliegt dir die mangelnde Planung sonst schnell um die Ohren!

Oberste Priorität kurz vorm Urlaub

Um Aufgaben gut vorzuarbeiten, brauchst du ein effektives Zeitmanagement – denn Zeit ist Mangelware, wenn der Urlaub immer näher rückt. Alles Wichtige und Dringende zuerst! Weniger Wichtiges, das bis nach den Ferien warten kann, darf bis zu deiner Rückkehr warten. Die aufwendige Powerpointpräsentation, die drei Wochen nach deiner Urlaubsrückkehr fällig ist, sitzt dir vielleicht schon ein wenig im Nacken – aber das muss warten! Mache lieber erst die Aufgaben, die wirklich direkt vor oder direkt nach deinem Urlaub beendet sein müssen.

Im Urlaub sein oder nicht sein

Natürlich kann es sein, dass dein Job es erfordert, in Notfällen erreichbar zu sein. Lege vorher fest, was als wirklicher Notfall gilt, bei dem man dich im Urlaub ausnahmsweise kontaktieren darf. Wenn deine Vertretung eine gute Übergabe von dir bekommen hat und weiß, in welchen Fällen sie zum Telefonhörer greifen darf, minimierst du das Risiko, wegen Kleinigkeiten angerufen zu werden, während du am Strand unter Palmen die Seele baumeln lässt.

Meetings kurz vorm Urlaub – lieber nicht

Eine stundenlange Konferenz am letzten Arbeitstag vor dem Urlaub? Das ist ein großes No-Go. Dieser Tag sollte für die Arbeit reserviert sein, die du noch zu Ende bringen möchtest. Dieselbe Regel gilt auch für den ersten Tag nach dem Urlaub. Verzichte auf einen Meeting-Marathon, sondern gehe alles Schritt für Schritt an. Nutze den ersten Tag lieber dazu, dir einen raschen Überblick über das zu verschaffen, was sich während deines Urlaubs getan hat. Schnappe dir deine Vertretung für einen kurzen Austausch und hole dir von deinem Kollegen oder deiner Kollegin die wichtigsten Infos ab, die sich in den letzten Tagen oder Wochen ergeben haben.

Der Trick mit der Abwesenheitsnotiz

Dein Abwesenheitsassistent ist aktualisiert und eingeschaltet? Super. Hier darf übrigens ein bisschen geflunkert werden: Setze das Datum für deine Rückkehr ruhig einen Tag nach deiner wirklichen Ankunft. So beugst du Telefonanrufen und Anfragen am ersten Arbeitstag nach dem Urlaub vor und kannst dich erst einmal ganz ruhig darauf konzentrieren, wieder im Arbeitsalltag anzukommen und deine 583 ungelesenen E-Mails zu bearbeiten.

Genau so kannst du auch mit deinem Ansagetext auf deiner Mailbox verfahren.

Mails checken ist tabu!

Nicht in allen Jobs ist das möglich, wer es aber kann, sollte auch das Diensthandy ausschalten oder lieber gleich zuhause lassen. So kommst du gar nicht erst in Versuchung. Der Erholungseffekt ist sonst ganz schnell weg, wenn du „nur mal kurz in die Mails gucken“ willst und feststellst, dass bei der Arbeit gerade alles drunter und drüber geht. So machst du dir nur sofort Gedanken darüber, wie du das Chaos nach deinem Urlaub beheben kannst. Also lieber Handy aus und die Sonne am Strand genießen!

Wie sieht bei dir der letzte Arbeitstag vor dem Urlaub aus? Versuchst du, alles auf den letzten Drücker fertig zu bekommen oder hast du schon alles entspannt im Griff?

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