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08.10.2020

Prokrastination vermeiden

Büro-Alltag Tipps und Tricks erstellt von Janina Vierheller

Was du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf Morgen. Wer kennt die Sprüche nicht? Trotzdem fällt es immer so schwer, endlich eine Aufgabe zu beginnen. Und die Wohnung müsste auch mal wieder geputzt werden...

Das Phänomen ist als Prokrastination oder auch als „Aufschieberitis“ bekannt. Man hat eine Aufgabe zu erledigen, alle Zeit der Welt dafür und doch drückt man sich ewig davor.

Prokrastination: Warum schiebst du so gerne auf und wie kannst du es vermeiden?

Lies in unserem Beitrag, warum wir so oft Dinge auf die lange Bank schieben und wie du jetzt dagegen angehen kannst. Oder auch morgen…

Unter Zeitdruck

In den 80ern improvisierten Queen und David Bowie zusammen in Montreux. Innerhalb eines Tages entstand dabei ein Lied. Der Titel des Hits: Under Pressure.

Dass man sehr gut in kurzer Zeit zur Hochform auflaufen und abliefern kann, kennen viele. Prokrastinierer scheinen genau das immer zu brauchen. Erst wenn die Deadline einer Aufgabe bedrohlich näher rückt und der Zeitdruck größer wird, raffen sie sich endlich auf. Pure Panik treibt die Prokrastinierer jetzt an. Es folgt eine Nachtschicht mit Unmengen an Koffein und sie schaffen es gerade so, auf den letzten Drücker alles zu erledigen. Richtig Spaß macht das aber nicht. Zu diesem Zeitpunkt ist der Leidensdruck ziemlich hoch, alles ist Stress pur. Es kann auch passieren, dass sich die Deadline gar nicht mehr einhalten lässt. Betroffen sind vor allem Menschen, die sehr selbstbestimmt arbeiten, wie Studenten oder Selbstständige.

Sind Prokrastinierer einfach nur faul?

Untätig bist du ja nicht: Du sortierst deine Mails, surfst im Internet, machst den Abwasch... Nur am Ende ist gar keine Zeit mehr übrig, mit der großen Aufgabe anzufangen, das lohnt sich ja schon gar nicht mehr.

Unser Hirn sehnt sich nach schnellen Belohnungen. Deshalb ist es viel einfacher, schnell die Wohnung zu putzen und sofort das befriedigende Endergebnis zu sehen, als einen Roman zu schreiben. Mit Faulheit hat das wenig zu tun. Die Gründe fürs Prokrastinieren liegen woanders.

Warum prokrastinieren wir?

Schwierigkeiten bereiten unklare Aufgaben oder uns fehlen Informationen, um überhaupt starten zu können. Problematisch sind auch sehr große, unübersichtliche Aufgaben, die sich über ein langes Zeitfenster strecken. Da fällt es schwer, überhaupt anzufangen. Das Einzige, was man sieht, ist der große Berg an Arbeit und der Gipfel ist weit entfernt. Und manchmal ist es eben auch eine ungeliebte Aufgabe, auf die einfach niemand Lust hat. Oder anders formuliert: Wer hat schon Lust auf seine Steuererklärung?

Prokrastination: was tun?

Wir wissen jetzt, warum wir uns so schwer tun und haben damit schon den ersten, wichtigen Schritt getan. Jetzt ist nur die Frage, was wir gegen Prokrastination machen können. Tipps gibt es wie Sand am Meer – und jeder muss für sich den herausfinden, der klick macht. Ein gutes Selbstmanagement und sich einen realistischen Plan vom Projekt zu erstellen, sind zwei wichtige Punkte.

Eine mögliche Methode, Aufgaben zu planen, stellen wir dir vor. Unsere Ausgangssituation: Der große Berg an Arbeit, der vor uns liegt und der schier unerreichbare Gipfel – aber genau da wollen wir hin. Wie passend, dass es da die ALPEN-Methode gibt, mit der man seinen Tag und seine Aufgaben strukturieren kann:

ALPEN-Methode

  1. Aufgaben aufschreiben
    Du sammelst alle anstehenden Aufgaben in einer To-do-Liste. Alle Aufgaben bedeutet wirklich alle! Also auch das Telefonat, das du noch führen musst und die Beantwortung deiner Mails. Die Reihenfolge ist erst einmal egal. 

  2. Länge schätzen
    Du schätzt ein, wie lange du für die einzelnen To-dos brauchst. Wichtig: Sei realistisch dabei! Du kannst gut auf deine bisherigen Erfahrungen mit ähnlichen Aufgaben zurückgreifen. Notiere dir den Tag und die genaue Uhrzeit, zu der du die Aufgabe beenden willst. 

  3. Pufferzeiten einplanen
    Kurz vorm Meeting noch schnell 10 Seiten Unterlagen ausdrucken? Denkste: Zack, Papierstau! Schon ist deine Zeitplanung durcheinandergebracht. Deshalb gilt: Zu einer guten Planung gehören Puffer, um Unvorhergesehenes abzufedern. 60 % deiner Arbeitszeit kannst du für Aufgaben verplanen, die restlichen 40 % sollten Zeitpuffer sein. Klingt viel, aber die Puffer wirst du brauchen. 

  4. Entscheidung treffen und priorisieren
    Der wichtigste Schritt: Welche deiner ganzen To-dos sind wichtig und sollten priorisiert erledigt werden? Welche nicht? Diese Entscheidungen zu fällen, ist nicht einfach, aber essenziell. Bei der Priorisierung hilft zum Beispiel die Eisenhower-Methode. Wie die funktioniert, liest du am besten in unserem Beitrag zum Thema Zeitmanagement unter "Manchmal muss man Prioritäten setzen" nach.

  5. Nachkontrolle
    Am Ende des Tages schaust du nochmal drauf, ob alles nach Plan lief. Wenn nicht, ist das nicht schlimm, sondern ein wichtiger Erfahrungswert für die nächste Tagesplanung. Waren die Zeiteinteilungen realistisch oder musst du nachbessern? Konntest du alle Aufgaben abarbeiten oder müssen einige davon auf die To-do-Liste für morgen wandern? Mit der Zeit lernst du dazu und kannst die ALPEN-Methode immer effektiver anwenden.

Noch mehr Tipps gibt es im Beitrag über effizientes Arbeiten.

PS: Dieser Blogbeitrag wurde in letzter Minute verfasst. Damit war er in einer Minute fertig! ;)

 

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