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24.10.2019

Effizient arbeiten - so geht’s!

Büro-Alltag Tipps und Tricks

Was hat ein Frosch mit effizientem Arbeiten zu tun und woran hapert es, wenn wir Überstunde um Überstunde machen? Das verraten wir dir in unserem Beitrag und geben dir gleichzeitig eine Checkliste mit an die Hand, mit der du sofort loslegen kannst, deinen Alltag besser zu strukturieren - beruflich wie privat.

Viele von uns sind immer sehr stark beschäftigt. Aber das bedeutet nicht immer, dass man auch effizient arbeitet und gute Ergebnisse erzielt. Was heißt es überhaupt, „effizient“ zu arbeiten? Effizienz bedeutet ganz einfach, dass du ein bestimmtes Ziel, das du dir gesteckt hast, mit möglichst wenig Aufwand erreichst. Das soll aber übrigens nicht bedeuten, dass deine Arbeit an Qualität leidet, nur weil es vielleicht schneller geht! Es geht auch immer darum, ein bestmögliches Resultat zu erreichen. Wenn du also in Zukunft endlich mal wieder rechtzeitig Feierabend machen möchtest, ist es ein guter Ansatz, bei deiner Arbeitseffizienz zu beginnen.

Das Zauberwort heißt Planung

Auch wenn es anfangs erst einmal Zeit frisst: Mache dir einen genauen Plan, welche Aufgaben anstehen und welche du wann erledigen kannst. Das kannst du zum Feierabend hin für den nächsten Tag machen oder zu Arbeitsbeginn; du kannst für jeden einzelnen Tag planen oder gleich für eine gesamte Woche. Aber vermeide es, dich direkt morgens ohne großartige Planung in die Arbeit zu stürzen. Das erscheint auf den ersten Blick vielleicht sehr produktiv, doch das täuscht. Nimm dir Zeit, um Zeit zu gewinnen!

Eat the frog: die schwierigste Aufgabe kommt zuerst

Der Schriftsteller Mark Twain sagte einmal: „If it’s your job to eat a frog, it’s best to do it first thing in the morning. And If it’s your job to eat two frogs, it’s best to eat the biggest one first.“ Auf Deutsch: „Wenn es deine Aufgabe ist, einen Frosch zu essen, dann ist es am besten, das morgens als allererstes zu erledigen. Und wenn es deine Aufgabe ist, zwei Frösche zu essen, dann ist es am besten, den größten zuerst zu essen.“  

Eine goldene Regel für effizientes Arbeiten lautet also: Eat that frog! Beginne morgens mit der schwierigsten und längsten Aufgabe direkt als erstes. Das Eat-the-frog-Prinzip zeigt uns, wie wichtig es ist, unserer Aufschieberitis keine Chance zu geben, indem wir uns morgens nicht mit Kleinigkeiten beschäftigen, um unangenehmen Aufgaben aus dem Weg zu gehen. Ein kurzes Telefonat erledigen, schnell die Wäsche aufhängen, mal eben die Mails checken - all das sind viele kleine Aufgaben, die gemacht werden müssen und du erledigst sie als erstes, weil du dich eigentlich nur vor dieser einen großen Aufgabe drückst.

Verschwende keine Zeit mit unwichtigen Aufgaben

Deine Zeit ist wertvoll und begrenzt. Für weniger wichtige Aufgaben, die aber trotzdem erledigt werden müssen, nimmst du dir die Freiheit heraus, sie auf dem schnellsten Wege zu bearbeiten. Halte dich nicht ewig mit solchen Aufgaben auf, denn sie sind wahre Zeitfresser und blockieren dich. Auch hier gilt: Effizient arbeitest du, wenn du mit so wenig Aufwand wie möglich ein gutes Ergebnis erreichst. Wenn das Ergebnis von vornherein aber keinen großen Stellenwert besitzt, darfst du auch dem Aufwand weniger Wert beimessen. Mehr darüber, wie du wichtige und unwichtige Aufgaben mit dem Eisenhower-Prinzip gut strukturieren und abarbeiten kannst, findest du auch in unserem Beitrag zum Thema Zeitmanagement.

Seminare zum Thema effizientes arbeiten

Wir bieten dir, neben tollen und hilfreichen Blogbeiträgen, auch spannende Weiterbildungsmöglichkeiten an. Wenn dich das Thema effizientes arbeiten interessiert, ist unser Kurs Agiles Projektmanagement mit SCRUM genau das Richtige für dich.

Schluss mit der Suche nach wichtigen Infos

Wo genau lag nochmal die Telefonnotiz auf dem Tisch? Oder steht das schon längst im Outlook-Kalender? Hektisch wühlst du alles nach der gesuchten Information durch, deinen Schreibtisch, deinen Computer, deinen Mülleimer. So sieht effizientes Arbeiten nicht aus! Sorge dafür, dass du zum Start einer Aufgabe alle wichtigen Informationen parat hast. Dazu gehört, dass du dich für eine Methode entscheidest, mit der du Briefings und weitere Informationen zu einzelnen Aufgaben sortierst und aufbewahrst, ob digital oder analog ist Geschmackssache. Nur eins ist klar: Ein Mix aus Zettelwirtschaft, Notizbüchern und Online-Lösungen ist programmiertes Chaos und kostet dich Konzentration und Zeit.

Routine-Aufgaben lassen sich durchorganisieren

Zwei Tipps zum Abarbeiten von wiederkehrenden Aufgaben: Ähnlich wie weniger wichtige Aufgaben kannst du Routine-Aufgaben effizient erledigen, indem du dir Checklisten der einzelnen Arbeitsschritte erstellst. Diese kannst du jedes Mal aufs Neue abarbeiten. Besonders bei Routine-Aufgaben, die zwar regelmäßig, aber nicht täglich anfallen und nicht gleich in Fleisch und Blut übergehen, ist das hilfreich. So musst du dir nicht immer wieder den Ablauf ins Gedächtnis rufen.

Arbeite außerdem mit Vorlagen, zum Beispiel für Dokumente, die du immer wieder benötigst. Fang nicht jedes Mal von Neuem an, sondern schaffe dir eine Basis, wie zum Beispiel eine simple Briefvorlage. Auch bei E-Mails, deren Inhalt sich öfter wiederholt, brauchst du nicht jedes Mal wieder minutenlang über die Formulierungen nachdenken. Du musst häufiger Büromaterial bestellen? Recycle einfach deinen einmal entworfenen E-Mail-Text für die nächste Bestellung.

Wie sieht es bei dir aus? Bist du schon Profi in Sachen Arbeitseffizienz oder fällt es dir schwer, Struktur in deinen Tag zu bringen? Teile mit uns deine Tipps und Erfahrungen!

Checkliste für effizientes Arbeiten:

  1. Plane deine Aufgabe für den jeweiligen Tag
  2. Eat the frog: beginne mit der schwierigsten Aufgabe
  3. Weniger wichtige Aufgaben erledigst du zügig
  4. Halte wichtige Informationen an einem Ort fest
  5. Verwende Checklisten und Vorlagen für Routine-Aufgaben

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